食品工場にとって温度記録・管理は重要事項のひとつです。しかし、温度を目視で確認したり、手作業で帳票を作成したりしているケースも少なくありません。すべてがきちんと管理できていれば問題ありませんが、人による作業には限界があります。今回は、帳票の作成に関する問題の解決方法についてご紹介します。

手作業による帳票作成のデメリット

まずは手作業で温度記録の帳票を作成するデメリットについて考えていきます。以下は、その代表例です。
 

• データの収集に手間がかかる

規模の大きな食品工場では、紙で作られた記録表を集めること自体に手間がかかります。工場内を移動するのはもちろん、作業員や設備の間をくぐり抜けながらの収集は面倒。回収漏れなどがあれば、余計な手間が増えてしまいます。
 

• 異物混入のリスクがある

記録表だけでなく、そもそも紙という物質を工場内に持ち込む行為自体に、異物混入のリスクが生まれます。切れ端なども出やすいため取り扱いには厳重な注意が必要です。また、直接紙に書き込む形式の記録表の場合は、筆記用具を工場内に持ち込むためさらにリスクが高まります。この場合、ボールペンひとつが行方不明になっただけで工場内の機械をすべて止め、スタッフ総出で捜索を行わなくてはなりません。結果として、温度以上に管理するモノが増えてしまいます。
 

• 収集したデータの正確性

人の目視、手による記入で収集された温度管理データには、精度に問題があると考えられます。漏れや抜け、誤記といった人為的ミスは、ダブルチェックやトリプルチェックを行わないと防止できません。また、紙ベースの記録表をデータへと起こすには転記の必要も出てきます。ここもミスが生まれやすいポイントであり、やはり精度を下げる結果につながるでしょう。
そのほか、手作業のチェックは計測のタイミングが限られますので、どうしても間隔が空いてしまいます。連続データではなくなるので、空白の時間にどのような温度変化があったかを確認できません。
 

• 煩雑なデータの取り扱い

PCなどに入力されたデータは帳票として印刷・保管される、もしくはデータとしてそのまま保存されます。この際に用いられるツールの定番と言えばExcelですが、分析ツールとしては機能が不十分かもしれません。そもそもExcelは表計算ソフトです。データベース的な使い方や、レイアウトは得意分野とは言えません。効率を上げるためにはAccessとの併用やマクロを用いた自動化など、専門的な知識が必要となります。
この解決策として有効なのはデータベースと専用プラットフォームの導入です。しかし、自社ですべてを賄おうとすると、システムエンジニアの雇入れやシステム会社への開発依頼、IT資産の購入などが、高いハードルになります。
 

• 帳票の共有・提出に手間がかかる

温度記録の帳票は、完成後に管理職などへ共有し、確認してもらう必要があります。また、取引先や政府機関に対して提出が求められるケースも想定しなくてはなりません。
この際には、データを再度取りまとめ、必要に応じてグラフの作成も必要になるでしょう。その都度対応していくのは大きな時間と労力がかかります。他方、日頃から整理をしておけばよいという考え方もありますのが、その日々の業務自体が従業員の負担増につながってしまいます。
 

帳票の自動作成で解決できる問題

手作業による帳票作成のデメリットを払拭するためには、帳票作成のオートメーション化がもっとも効率的。そこで導入を検討したいのが自動温度管理・記録システムです。
自動温度管理・記録システムのなかには、帳票を自動で作成する機能をもったものがあります。日報・週報・月報など、必要となる報告書の自動生成が設定可能。さらに、メールへファイルを添付して自動送信ができれば、帳票の作成・共有の手間が大幅に削減できます。
さらに、データベースには過去のデータが保管されているため、プラットフォームを用いてそれらの解析も可能です。直近の温度状況を確認できるだけでなく、過去数年にさかのぼるなど、中長期を見渡した温度管理も実現できます。
そのほか、自動温度記録なので工場を歩き回って紙を収集したり、データへの転記を行ったりという手間も不要です。なにより、記載ミスなどのヒューマンエラーが起こりませんので、温度記録の精度が高まる点が大きなメリットと言えるでしょう。

ACALA MESHがペーパーレス化を支援

当社がご提供するクラウド型温度監視記録ソリューション「ACALA MESH」にも、帳票の自動生成機能が備わっています。ファイル形式はCSV、XLSX、PDF。もちろん、事前設定で日報・週報・月報がお選びいただけます。ファイル生成後は、メールにより自動送信にも対応いたします。
温度記録のオートメーション化と帳票のペーパーレス化による労務軽減効果は上記で述べたとおりです。手作業による帳票作成でお困りの方には、当社の「ACALA MESH」を強くおすすめします。

まとめ

温度管理・記録は食品工場にとって非常に重要なタスクです。しかし、そのせいで従業員の負担が増えているケースも少なくありません。自動温度管理・記録システムで帳票を自動作成できれば、こうした問題を簡単かつスピーディーに解決できます。工場内の安全性向上や作業効率化のために、自動温度管理・記録システムの導入をぜひご検討ください。